Client
BelSECT
Diensten
Strategie, informatiearchitectuur, webdesign, websiteontwikkeling, ledenplatform, sponsorzone, symposiumflows en online betalingen
Sector
beroepsvereniging / zorg / events
Doorlooptijd
2024 tot begin 2025, met verdere verfijning daarna
Status
live en actief in gebruik
Tech stack
Nimbu, Liquid, Alpine.js, custom cloud code, Mollie, Mailchimp en JWT-ticketing
BelSECT werkte al meer dan tien jaar met een website en ledenomgeving die we eerder bouwden. De basis had haar werk gedaan, maar de organisatie was veranderd: mobiel voelde stroef, de look was verouderd en belangrijke processen zaten verspreid over website, externe tools en manuele opvolging.
We vernieuwden niet alleen de publieke website, maar werkten ook het platform erachter verder uit: goedgekeurde lidaanvragen, online lidmaatschappen, een sponsorzone, een geïntegreerde symposiumsite en betaal- en ticketflows voor leden, externen en sponsors.
BelSECT heeft opnieuw één digitale plek die jaren mee kan. Vrijwilligers kunnen de werking beter opvolgen, sponsors beheren zelf gegevens en leden krijgen een professionelere ervaring rond lidmaatschap, events en symposiumregistratie.
Sommige klanten komen niet terug omdat een project mislukt is. Ze komen terug omdat het eerste project lang goed gewerkt heeft.
Eind 2013 startte het eerste BelSECT-project bij ons op. Die website en ledenomgeving zijn meer dan tien jaar in gebruik gebleven. Voor een beroepsvereniging die grotendeels door vrijwilligers gedragen wordt, zegt dat veel.
Alleen was het intussen tijd voor een grondige update. De site oogde gedateerd, werkte minder goed op mobiele toestellen en aanpassingen voelden te rigide. Intussen was de digitale werking van de vereniging ook breder geworden dan toen.
Lidmaatschap was niet langer alleen een administratieve formaliteit. Sponsors moesten beter zichtbaar worden en vlotter opgevolgd kunnen worden. Het symposium vroeg elk jaar opnieuw om inschrijvingen, betalingen, tickets en aanwezigheden.
Voor een kleine, vrijwillig gedragen organisatie begint precies daar digitale frictie te wegen. Niet omdat één taak op zich zo zwaar is, wel omdat alles samen tijd vreet.
De echte vraag was dus: kunnen jullie een website en platform neerzetten dat opnieuw jaren meegaat, beter voelt voor leden en tegelijk haalbaar blijft voor de mensen die de vereniging draaiende houden?
Omdat we BelSECT al kenden, moesten we niet van nul vertrekken.
We wisten welke delen van de oude opzet hun waarde bewezen hadden, en waar de rek eruit was. Daardoor konden we scherp inzetten op wat nodig was: een nieuwe look & feel, een duidelijkere publieke website en vooral een stevigere uitwerking van de processen achter de schermen.
Het project werd dus geen zuivere redesign. De vorm werd vernieuwd, maar telkens gekoppeld aan processen die in de werking van de vereniging echt verschil maken.
Aan de voorkant moest BelSECT opnieuw duidelijk worden voor verschillende doelgroepen.
Niet alleen voor leden, maar ook voor mensen die de vereniging nog niet kennen. Voor perfusionisten in opleiding, ziekenhuizen, sponsors en bezoekers van het symposium. Daarom hebben we de structuur van de site herbekeken en uitgewerkt rond duidelijke ingangen zoals about, education, events, sponsors en contact.
In zo'n vereniging schuilt veel nuance: bestuursinformatie, commissies, opleidingen, vacatures, nieuws, events, links, sponsorpagina's en een symposiumluik dat op sommige momenten bijna een mini-site op zich wordt.
De grootste winst zat niet in de publieke pagina's, maar in het platform achter de login.
Nieuwe leden vragen eerst toegang aan. Pas na goedkeuring kunnen ze hun lidmaatschap effectief aankopen. Daarna krijgen ze toegang tot hun dashboard, account en lidmaatschapsgegevens.
Jaarlijkse vernieuwing wordt ondersteund met herinneringsmails en een duidelijke renewal-flow. Niet iedereen binnen de vereniging mag zomaar lid worden, en verlopen lidmaatschappen mogen niet afhangen van wie toevallig nog aan een mail denkt.
BelSECT wilde sponsors niet alleen zichtbaar maken, maar ook beter betrekken in de werking errond.
We bouwden een aparte sponsorzone waarin bedrijven hun eigen bedrijfsfiche beheren, contact- en adresgegevens aanvullen, logo's en andere assets opladen en nieuws indienen voor hun sponsorpagina.
Ook het symposium werd sterker in de website geïntegreerd. Leden, externen en sponsors volgen niet dezelfde route. Sponsors werken met couponcodes en een beperkt aantal gratis tickets; deelnemers kunnen online registreren en betalen; nadien volgen QR-tickets, aanwezigheidsregistratie en attesten.
Alles moest daarbij werkbaar blijven voor vrijwilligers: mensen die hun vereniging dragen naast hun gewone job, niet voor een groot intern digitaal team.
BelSECT heeft vandaag opnieuw een digitale omgeving die past bij hoe de vereniging werkt.
De publieke website oogt actueler, werkt beter op mobiel en maakt de organisatie duidelijker voor leden, studenten, sponsors en bezoekers.
Lidaanvragen, goedkeuringen, online aankopen en jaarlijkse vernieuwingen zitten dichter bij elkaar en vragen minder losse opvolging.
Vrijwilligers hoeven minder te schakelen tussen losse tools, e-mails en manuele controles rond lidmaatschap, betalingen en registraties.
Sponsors beheren hun eigen informatie, assets en nieuws, met rechten die vermijden dat ze in elkaars gegevens terechtkomen.
Registratie, betalingen, couponlogica, QR-tickets, aanwezigheid en attesten vormen één geïntegreerdere eventflow.
Leden, sponsors en bezoekers krijgen een duidelijker traject, terwijl de werking achter de schermen haalbaar blijft.
De vernieuwing stopte niet bij de lancering van de algemene website.
Ook nadien bleven er uitbreidingen en verfijningen lopen rond sponsors, symposiumtickets, mails, toegankelijkheid en inhoud. Dat past bij dit soort platformen. Een vereniging staat niet stil. Sponsors veranderen. Events evolueren. Nieuwe vrijwilligers nemen taken over.
Dan moet de digitale omgeving mee kunnen schuiven zonder opnieuw van nul te moeten beginnen.
Dat is uiteindelijk waar deze case over gaat: niet over een mooie relaunch op zich, maar over een digitale basis die opnieuw rust brengt voor de komende jaren.
BelSECT kwam meer dan tien jaar na een eerste samenwerking terug. Niet om alles omver te gooien, maar om samen het volgende hoofdstuk te bouwen.
