Alegria
Van een eenvoudige website naar een warm digitaal huis voor mensen met kanker
Klant
Alegria vzw
Sector
welzijn / non-profit / ondersteuning bij kanker
Diensten
merkidentiteit, webdesign, websiteontwikkeling, inschrijvingsplatform, beheeromgeving, giftenmodule
Technologie
Nimbu CMS, Liquid, Alpine.js, Nimbu Cloud Code, Mollie
Samenwerking
gestart in 2022, sindsdien stapsgewijs uitgebreid
Status
live en in gebruik
Vraag
Een herkenbare uitstraling en een digitaal platform dat Alegria helpt om haar dienstverlening, gegevens en groeiende werking te beheren.
Alegria is een ontmoetingsplek in de Kempen voor mensen met kanker en hun naasten. Wie binnenstapt, vindt er een luisterend oor, informatie, activiteiten en mensen die begrijpen wat kanker met een leven kan doen. Die openheid moest ook digitaal voelbaar zijn: iemand die Alegria nog niet kent, moet snel begrijpen wat de vereniging doet en hoe die er voor hem of haar kan zijn.
De samenwerking begon bij een eenvoudige website, maar de ambitie was groter: Alegria wilde als vzw verder professionaliseren. De uitstraling moest beter laten zien waar de organisatie voor staat. Tegelijk wilde het team gegevens en dienstverlening beter beheren, minder op papier werken en een werking uitbouwen die kon meegroeien met Alegria.
Daarom keken we verder dan het scherm. Alegria communiceert ook via folders, affiches en presentaties. Al die plekken moesten als één geheel aanvoelen, zonder de warmte van de vereniging te verliezen.
De website moest ook meer kunnen dan informeren. Alegria organiseert activiteiten en individuele verwenmomenten op verschillende locaties. Gasten willen zich eenvoudig kunnen inschrijven. Vrijwilligers en coördinatoren moeten weten wie er komt, wat volzet is en wie op de wachtlijst staat. De werking achter de website verdiende evenveel aandacht als de eerste indruk ervoor.
Aanpak
Een herkenbaar gezicht voor een warme werking
We werkten aan de visuele identiteit en vertaalden die naar de website en communicatiemateriaal. De nieuwe site maakt meteen duidelijk voor wie Alegria er is en wat je er kunt vinden. Verhalen, aanbod, activiteiten, locaties en manieren om te helpen kregen een eigen plaats, zodat zowel gasten en naasten als vrijwilligers en schenkers hun weg vinden.
Die helderheid is belangrijk bij een gevoelig onderwerp. Wie zoekt naar steun, wil geen ingewikkelde navigatie of afstandelijke formuleringen. De website laat de mensen en ontmoetingen spreken en maakt de stap naar contact zo klein mogelijk.
Inschrijven op de manier waarop Alegria werkt
Een activiteit met meerdere deelnemers vraagt iets anders dan een individueel verwenmoment met tijdsloten. Daarom kregen inschrijvingen en reservaties elk een passende aanpak. Bezoekers zien het aanbod en kunnen zich online aanmelden. Is een moment volzet, dan kan een wachtlijst helpen om vrijgekomen plaatsen opnieuw te benutten.
Achter de formulieren zit de praktijk van Alegria: locaties, capaciteit, tijdsloten en afspraken over wie voor welk aanbod in aanmerking komt. Bevestigingen en herinneringen geven gasten duidelijkheid. Via Mijn Alegria kunnen ze hun inschrijvingen en reservaties terugvinden en zich uitschrijven wanneer hun plannen veranderen.
Een belangrijke vraag ging over eerlijke toegang. Bij schaarse verwenmomenten kwamen reservaties soms bij een beperkte groep terecht. Samen met Alegria vertaalden we de wens om iedereen kansen te geven naar afspraken in het systeem: voor bepaalde verwenmomenten geldt een limiet per maand, terwijl een wachtlijst helpt om vrijgekomen plaatsen opnieuw toe te wijzen. De website legt uit waarom iemand niet meteen kan reserveren.
Overzicht voor de mensen achter de schermen
Voor coördinatoren en vrijwilligers bouwden we een afgeschermde omgeving die aansluit op hun taken. Ze kunnen inschrijvingen en reservaties bekijken, deelnemers opvolgen en aanwezigheden registreren. Ook bezoekers die spontaan langskomen, kunnen worden geregistreerd. Overzichten, filters en exports helpen bij de dagelijkse organisatie.
De omgeving ondersteunt daarnaast de vrijwilligerswerking: profielen, interne activiteiten, aanwezigheden en opvolgingsgesprekken krijgen er een plaats. Registraties uit de inloophuizen voeden geanonimiseerde statistieken, zodat Alegria beter zicht krijgt op het gebruik van haar aanbod. Toegang hangt af van de rol en de locatie van de gebruiker, zodat mensen de informatie zien die ze voor hun taak nodig hebben.
Zo groeide de website uit tot een hulpmiddel voor het team. Ze brengt informatie samen die anders gemakkelijk verspreid raakt over mailboxen, losse lijsten en afzonderlijke afspraken.
Steun geven op een eenvoudige manier
Alegria draait op engagement en giften. Daarom maakten we ook een giftenmodule. Bezoekers kunnen eenmalig online geven of maandelijkse steun aanvragen. Het formulier verzamelt de gegevens die Alegria nodig heeft voor de administratieve verwerking en eventuele fiscale attesten. In de beheeromgeving ziet het team de giften en hun status.
Een gift hoort bij dezelfde ervaring als de rest van de site: helder, zorgvuldig en in de toon van Alegria. Voor een vereniging die haar activiteiten met steun van anderen mogelijk maakt, is die stap wezenlijk.
Samen blijven bijsturen
De samenwerking bleef dicht bij de praktijk. Al in de eerste gesprekken ging het over meer dan foto's en pagina's: wie mag inschrijvingen zien, wie kan iemand uitschrijven en hoe werkt dat op verschillende locaties? Alegria bracht ideeën en ervaring uit de inloophuizen mee aan tafel. Wij hielpen de concrete behoefte erachter scherp te krijgen en om te zetten in werkbare functies.
Dat zie je in de online giftenmodule, maar ook in de vraag naar bruikbare statistieken en in de afspraken rond reservaties. Een breed idee werd telkens een gesprek over wat gasten, vrijwilligers en coördinatoren echt nodig hadden. Zo kreeg niet alleen de website vorm, maar ook de dienstverlening erachter.
Ook na de lancering bleven er nieuwe noden komen: wachtlijsten beheren, uitschrijvingen verwerken, bezoekers registreren en vrijwilligers beter opvolgen. We hebben die stapsgewijs in het platform verwerkt. Die manier van samenwerken gaf ruimte om mee te denken en de oplossing te laten groeien met Alegria.
Resultaat
Alegria heeft vandaag een herkenbare uitstraling, een publiekswebsite en een digitale omgeving die een groot deel van de werking ondersteunt. Inschrijvingen, opvolging en giften kunnen online worden beheerd, zodat de organisatie minder van papieren stappen afhankelijk is en beter kan meegroeien met haar dienstverlening.
- Bezoekers vinden informatie over Alegria, het aanbod, de locaties en manieren om mee te helpen.
- Gasten schrijven zich online in voor activiteiten of reserveren een tijdslot voor een verwenmoment, met wachtlijsten waar nodig.
- Mijn Alegria geeft gasten zicht op hun inschrijvingen en reservaties.
- Coördinatoren en vrijwilligers volgen deelnemers, bezoekers, activiteiten en aanwezigheden op in afgeschermde overzichten.
- De vrijwilligerswerking krijgt ondersteuning via profielen, interne activiteiten en opvolgingsgesprekken.
- Het team kan geanonimiseerde statistieken bekijken en gegevens exporteren voor de verdere organisatie.
- Schenkers kunnen Alegria eenmalig of maandelijks steunen; het team kan giften opvolgen.
Alegria merkt het verschil in de dagelijkse werking. De coördinator heeft minder werk dankzij een handiger overzicht van inschrijvingen en reservaties. Gasten krijgen herinneringen voor hun activiteiten. De vereniging ziet ook meer giften binnenkomen. De maatschappelijke waarde zit in wat die samenhang mogelijk maakt. Wie steun zoekt, vindt een uitnodigende ingang. Wie een activiteit organiseert, houdt beter overzicht. En het team kan meer aandacht geven aan de ontmoetingen die Alegria bijzonder maken.
Andere cases
Spierziekten Vlaanderen
Een website en ledenplatform waar gezinnen informatie vinden, hun lidmaatschap regelen, zich inschrijven voor activiteiten en online betalen.
BelSECT
Eén digitale plek die jaren mee kan. Vrijwilligers volgen de werking beter op, sponsors beheren zelf hun gegevens en leden schrijven zich vlot in voor events en symposia.
RREUSE
Een website, doorzoekbare kaart en ledenomgeving waarmee RREUSE bijna 3.000 locaties van een dertigtal partnernetwerken in Europa werkbaar beheert.