Van versnipperde partnerdata naar een beheersbaar platform voor 2.000+ organisaties en nog meer locaties
Client
RREUSE
Diensten
Strategie, UX, front-end ontwikkeling, data modelling, member area, import- en syncflows
Sector
Europese federatie / circulaire economie / sociale ondernemingen
Doorlooptijd
2024-2025, in verschillende fases
Status
Live
Tech stack
Nimbu, custom cloud code, Google Maps, Nominatim, Google Sheets, Node.js, TypeScript
RREUSE wilde een up-to-date kaart met locaties in Europa. Ze moesten bijna 3.000 locaties, verspreid over een dertigtal partnernetwerken, ook werkbaar kunnen beheren. De data kwam uit verschillende structuren en bronnen, was vaak onvolledig, en niet elk lid past binnen hetzelfde organisatiemodel.
We bouwden geen losse kaartlaag bovenop een bestaande website. We hielpen RREUSE overstappen naar één website met één backend, een member area en meerdere updateflows: handmatig, via CSV, via gedeelde edit-links en later ook via gerichte syncs uit partnerdata.
De kaart bleef de zichtbare kern van het platform, maar de echte winst zat achter de schermen: een beheersbaar systeem voor complexe partnerdata, met meer eigenaarschap bij leden en minder afhankelijkheid van manuele updates door het RREUSE-team.
De kaart was het vertrekpunt. Maar het echte probleem zat elders.
RREUSE had een netwerkkaart nodig waarmee bezoekers sociale ondernemingen in heel Europa konden vinden op basis van locatie, activiteit en type organisatie. Alleen: zo’n kaart is maar zo goed als de data erachter. En net daar zat de frictie.
RREUSE werkt met een gelaagd netwerk. Sommige leden zijn rechtstreekse leden. Andere zijn koepelorganisaties die op hun beurt meerdere organisaties of locaties vertegenwoordigen. Een lid kon dus een individueel initiatief zijn, maar evengoed een hoofdorganisatie met vestigingen of een netwerk met onderliggende leden. Dat maakt beheer niet alleen inhoudelijk, maar ook organisatorisch complex.
Daar kwam nog iets bij. De data was niet uniform. Adressen ontbraken. Beschrijvingen verschilden sterk in kwaliteit. Activiteiten werden niet overal op dezelfde manier ingevuld. Sommige gegevens zaten in spreadsheets, andere in bestaande systemen, andere enkel in het hoofd van de partner die ze moest aanleveren.
De vraag was dus niet: hoe maken we een betere kaart? De echte uitdaging was: hoe maken we partnerdata uit heel Europa beheerbaar, zonder dat RREUSE alles zelf moet blijven samenrapen en corrigeren?
In de eerste gesprekken lag de focus op de netwerkkaart. Gaandeweg werd duidelijk dat een kaart alleen het onderhoudsprobleem niet oploste.
Als RREUSE op lange termijn met deze data wilde blijven werken, was een op zichzelf staande kaart geen goede investering. We hebben daarom mee gestuurd richting één website met één backend en een member area, zodat content, organisaties, locaties en beheer niet over verschillende plekken verspreid bleven zitten.
Dat maakte het project meteen toekomstvaster en gaf RREUSE simpelweg meer waarde voor dezelfde investering. Voor RREUSE betekende het één centrale plek om te beheren. Voor leden betekende het dat ze niet in een apart systeem hoefden te werken.
De moeilijkste laag zat in de organisatiestructuur.
We moesten rekening houden met directe leden, koepelorganisaties, sub-koepels, individuele leden en organisaties met meerdere locaties. Dat vroeg om meer dan een simpel “organisatie heeft adres”-model. We hebben daarom de ledenstructuur en rechten expliciet gemodelleerd, zodat beheer logisch kon volgen uit hoe het netwerk in werkelijkheid in elkaar zit.
In de member area konden directe leden hun eigen organisaties beheren, maar ook onderliggende leden of locaties wanneer dat nodig was. Voor indirecte partijen bouwden we daarnaast een flow met tijdelijke magic links, zodat ook zij gegevens konden nakijken of aanpassen zonder dat elk contact eerst een volledig account nodig had, vooral omdat er geen rechtstreekse lijn tussen RREUSE en deze mensen is.
Dit soort platform valt of staat met onderhoud. Daarom kozen we niet voor één ideale workflow die in de praktijk toch niet voor iedereen werkt.
We voorzagen meerdere manieren om data bij te werken:
Dat was geen extraatje. Het was de enige realistische manier om een Europees netwerk met uiteenlopende digitale maturiteit werkbaar te houden.
Bij een dataset van deze omvang botsten we ook op een heel praktisch probleem: te veel records waren onvolledig om alles manueel op te kuisen.
We hebben AI daarom ingezet om ontbrekende informatie sneller aan te vullen, onder meer voor adressen, activiteiten en beschrijvingen. Niet als blind automatisme, wel als versneller. Waar nodig werd die output nog nagekeken en bijgestuurd voor publicatie.
Daarnaast bouwden we ook technische vangrails in. Adressen werden automatisch omgezet naar coördinaten, met fallback-logica voor variaties in schrijfwijze. Voor de kaart zelf werkten we met een JSON-cache, zodat het platform ook performant bleef met grote aantallen locaties.
Aan de voorkant draait dit project zichtbaar rond zoeken, filteren en ontdekken. Bezoekers kunnen organisaties vinden op basis van locatie, activiteit, productstroom en type organisatie.
Maar de belangrijkste ontwerpbeslissing zat achter de schermen: de kaart mocht niet afhangen van een fragiel onderhoudsproces. Ze moest gevoed worden door een systeem dat meebeweegt met nieuwe leden, extra locaties en veranderende organisatiestructuren.
RREUSE heeft vandaag meer dan een vernieuwde netwerkkaart.
Het platform combineert een publieke website, een doorzoekbare kaart en een member area in één omgeving. Daardoor werd een verspreide en moeilijk onderhoudbare dataset omgezet in iets dat beheersbaar is op lange termijn.
Wat dat concreet veranderde:
Meer dan 2.000 locaties kunnen vanuit één backend beheerd worden
Leden en koepelorganisaties hebben een werkbare manier om hun eigen data bij te houden
RREUSE is minder afhankelijk van manuele tussenstappen voor updates en correcties
Complexe organisatieniveaus kunnen beheerd worden zonder alles plat te slaan tot één structuur
Partnerdata uit externe bronnen kan gericht gesynchroniseerd worden in plaats van telkens opnieuw ingevoerd
De kaart is niet langer een los eindpunt, maar het zichtbare resultaat van een onderhoudbaar systeem
De belangrijkste winst zit voor ons in die verschuiving. Wat begon als een locatietool, is uitgegroeid tot een werkplatform dat beter past bij hoe RREUSE echt functioneert.
Na de eerste uitbouw bleef het project verder schuiven richting beheer en schaalbaarheid.
Zo kwamen er bijkomende vragen rond ledenbeheer, extra locaties en alternatieve organisatiestructuren. Voor specifieke datasets bouwden we ook aparte syncflows, zodat partnerinformatie uit externe spreadsheets gecontroleerd in het platform kon landen.
Dat is ook hoe we deze case zelf bekijken: niet als een eenmalige launch, maar als het neerzetten van een beter werkmodel voor een complex Europees netwerk.
