Uitdaging
Spierziekten Vlaanderen had nood aan een duidelijke website voor het brede publiek, maar ook aan een werkbaar systeem voor leden, webshop en activiteiten. Achter de schermen draaide veel op manuele opvolging door vrijwilligers.
Spierziekten Vlaanderen
Een duidelijke website en ledenplatform voor informatie, betalingen en activiteiten
Client
Spierziekten Vlaanderen
Diensten
Informatiearchitectuur, websiteontwikkeling, ledenplatform, e-commerce, online betalingen, admin tooling
Sector
patiëntenvereniging / nonprofit / zorg
Doorlooptijd
gefaseerde samenwerking, met een latere uitbreiding voor lidmaatschappen en activiteiten
Status
live en actief in gebruik
Tech stack
Nimbu, Liquid, Alpine.js, Nimbu Cloud Code, Mollie, Brevo
In een oogopslag
Oplossing
We bouwden één platform met een heldere publiekswebsite, een ledenomgeving, online lidmaatschappen, webshop en activiteitinschrijvingen met betalingen en toegangsregels.
Resultaat
Vandaag combineert Spierziekten Vlaanderen publieke informatie, ledencontent, online betalingen en activiteitenbeheer in één omgeving. Dat maakt de website duidelijker voor bezoekers en het dagelijkse werk een stuk haalbaarder voor het vrijwilligersteam.
Vraag
Spierziekten Vlaanderen is een vrijwilligersorganisatie die mensen met een neuromusculaire aandoening en hun omgeving informeert, ondersteunt en samenbrengt. Dat vraagt veel van een digitaal platform.
Publiek moest die website in de eerste plaats duidelijk zijn. Mensen zoeken er geen marketingverhaal. Ze zoeken uitleg over spierziekten, diagnosegroepen, zorgthema's, activiteiten, nieuws, contactpunten en steunmogelijkheden. Vaak op een moment dat ze vooral helderheid willen.
Maar daar stopte de vraag niet.
Naast die publiekskant was er ook een ledenwerking met eigen informatie, een webshop, en later een veel uitgebreider lidmaatschapsluik. Toen we aan die tweede fase begonnen, ging het al om ongeveer 490 aangesloten gezinnen. Lidmaatschappen, gezinsgegevens, toegang tot ledencontent, inschrijvingen voor activiteiten en betalingen moesten beheerd worden door een team van vrijwilligers met beperkte technische bagage.
Er was al een bestaand SaaS-platform in gebruik, maar dat bood te weinig flexibiliteit voor de specifieke werking van de vereniging.
Voor een doorsnee vereniging is zo'n standaardoplossing vaak goed genoeg. Hier niet. Wie is lid? Sinds wanneer? Welke gezinsleden horen bij een lidmaatschap? Mag iemand inschrijven aan ledenprijs? Geldt een activiteit enkel voor leden die al drie maanden aangesloten zijn? Hoe combineer je verschillende prijstypes, online betalingen en ledencontent zonder voortdurend rond de beperkingen van het systeem te moeten werken? En hoe hou je dat werkbaar voor een vrijwilligersteam?
De echte vraag was dus niet alleen: kunnen jullie een duidelijke website bouwen?
De echte vraag was: kunnen jullie publieke informatie, ledenwerking, betalingen en activiteiten in één werkbaar geheel samenbrengen, op een manier die echt past bij hoe Spierziekten Vlaanderen werkt?
Aanpak
Een platform dat publieke info en ledenwerking samenbrengt
Voor Spierziekten Vlaanderen mocht dit geen publieke website aan de voorkant zijn met daar ergens nog een apart ledensysteem achter.
De inhoud is breed en gevoelig: spierziekten, diagnosegroepen, zorgthema's, nieuws, activiteiten, steunacties en ledeninformatie. Tegelijk moest de vereniging ook lidmaatschappen, gezinsgegevens, betalingen en inschrijvingen kunnen beheren zonder te verdrinken in administratie.
Daarom hebben we het platform opgezet als één geheel. De publieke kant kreeg een duidelijke navigatie, zoekfunctie en een flexibele contentstructuur. Diagnosegroepen en spierziekten zijn georganiseerd als doorzoekbare lijsten en accordeons. Nieuws, activiteiten, zorgthema's en magazine-inhoud hebben elk hun eigen plek, zonder dat de site versnipperd aanvoelt.
Geen los ledensysteem naast de site
Spierziekten Vlaanderen wilde geen standaardoplossing waar ze hun werking opnieuw aan moesten aanpassen. Ze wilden een oplossing die aansloot op hun werking. Het ledendeel moest dus niet ergens naast de website blijven bestaan, maar mee in hetzelfde platform landen.
We hebben lidmaatschappen opgezet als een echte online flow, met registratie, checkout en betaling. Na aankoop wordt een lidmaatschap aangemaakt, krijgt de gebruiker de juiste rol, en start een onboarding waarin het gezin verder aangevuld wordt. Voor professionele leden verloopt dat anders dan voor gewone leden. Ook dat zit in de logica ingebouwd.
Belangrijk detail: een lidmaatschap gaat hier niet over één account alleen. Er zit een gezinsstructuur achter, met familieleden, diagnoses en rechten die daarop doorwerken. Dat maakt dit meteen een stuk complexer dan een standaard login met een betaalmuur erboven.
Een dashboard dat rekening houdt met de realiteit van de vereniging
Van zodra een lidmaatschap actief is en de gezinssamenstelling bevestigd is, komt de gebruiker in een ledenomgeving terecht die inhoud toont op basis van diagnosegroepen en rol.
Leden zien daar onder meer berichten en documentatie, diagnosegerichte info, magazines, zorgthema's en hun eigen activiteitinschrijvingen. Vernieuwing van het lidmaatschap wordt ook niet verstopt. Dat zit zichtbaar in de dashboardflow, met herinneringen en een korte weg terug naar aankoop.
Dat lijkt misschien een klein UX-detail, maar voor een vereniging met vrijwilligers maakt het een groot verschil. Hoe meer self-service je op een veilige manier kan voorzien, hoe minder opvolging achteraf via mail of telefoon moet gebeuren.
Activiteiten: niet gewoon een formulier met een betaalknop
De uitbreiding rond activiteiten is waarschijnlijk het stuk waar de meeste verborgen complexiteit zat.
Niet elke activiteit werkt hetzelfde. Sommige zijn gratis. Andere hebben één prijs voor iedereen. Nog andere hebben een ledenprijs en een niet-ledenprijs. En sommige werken met varianten zoals volwassenen, kinderen of afhaalopties. Daarbovenop zijn er regels zoals leden-only activiteiten of activiteiten waarvoor je al minstens drie maanden lid moet zijn.
We hebben die logica niet proberen forceren in een standaardmodel. We hebben ze in het platform zelf gestoken.
Een activiteit kan linken naar een externe inschrijving, maar kan ook volledig intern afgehandeld worden. In dat laatste geval wordt het gelinkte product gebruikt om de juiste inschrijvingsflow te tonen. Voor leden kunnen gezinsleden toegevoegd worden aan ledenprijs. Voor niet-leden kunnen externe deelnemers toegevoegd worden. Deadlines worden afgedwongen. Gratis inschrijvingen worden meteen bevestigd. Betalende inschrijvingen lopen via Mollie. Pas na een succesvolle betaling worden de deelnemers ook echt aangemaakt.
Dat klinkt technisch, maar de essentie is eenvoudig: de regels van de vereniging zitten niet in een handleiding naast de site. Ze zitten in de werking van het platform zelf.
Ook voor de mensen achter de schermen
Voor vrijwilligers en beheerders hebben we aparte dashboards voorzien om lidmaatschappen, gezinsleden, activiteiten, inschrijvingen en deelnemers op te volgen. Met filters, statussen, detailschermen en exportfuncties die aansluiten op hun dagelijkse werking.
Dat was nodig. Als je werkt met een vrijwilligersteam, kan je niet verwachten dat alles blijft draaien op kennis die alleen in hoofden zit. Dan moet het systeem mee orde scheppen, zonder het moeilijker te maken.
Wat dit project sterk maakt, is dat publieke informatie, ledenwerking, webshop en activiteiten niet als losse oplossingen naast elkaar bestaan.
Iemand komt binnen via publieke informatie, wordt lid via dezelfde omgeving, krijgt toegang tot ledencontent, schrijft zich in voor een activiteit en betaalt online. De vereniging volgt dat in dezelfde digitale omgeving op.
Resultaat
Vandaag heeft Spierziekten Vlaanderen een platform dat publieke informatie en ledenwerking samenbrengt zonder aan duidelijkheid in te boeten.
Bezoekers vinden er uitleg over spierziekten, diagnosegroepen, zorgthema's, activiteiten en het aanbod van de vereniging. Leden kunnen online aansluiten of vernieuwen, hun gezinsgegevens beheren, diagnosegerichte content raadplegen, magazines bekijken en zich inschrijven voor activiteiten. Betalingen verlopen online en beheerders hebben zicht op lidmaatschappen, deelnemers en inschrijvingen.
Voor het vrijwilligersteam is het verschil nog groter.
Wat vroeger vaak botste op de grenzen van een standaardplatform, zit nu veel strakker in de flow zelf: wie toegang heeft, wie nog moet vernieuwen, wie waarvoor ingeschreven is, wat al betaald is, welke deelnemers aan welke activiteit gekoppeld zijn. We plakken daar liever geen geforceerde ROI-claim op. Maar dit is wel precies het soort winst dat een vereniging elke week voelt.
Niet spectaculair. Wel belangrijk.
De administratie hangt minder af van losse kennis, opvolging via mailboxen en handmatig puzzelwerk. Dat is waarschijnlijk de waardevolste uitkomst van heel dit project.
Wat daarna gebeurde
Deze case eindigde ook niet bij een eerste oplevering.
Wat begon als een duidelijke website groeide door naar een uitgebreider platform voor leden, betalingen en activiteitenwerking. Dat vervolg voelt logisch: zodra de basis goed zit, wil een organisatie ook haar interne werking beter laten aansluiten op wat bezoekers en leden online al doen.
Die lijn loopt verder door. Het platform is opgezet zodat ook bijkomende onderdelen logisch kunnen aansluiten op de bestaande werking, zoals een online schenkmodule voor giften. Net dat maakt zo'n aanpak sterk: je bouwt niet iets dat snel vastloopt, maar iets waar de organisatie stap voor stap op kan verderwerken.