Een onderzoekswebsite die automatisch up-to-date blijft
Klant
MICAS, onderzoeksafdeling van ESAT, KU Leuven
Diensten
Webplatform, UX en design, integraties, hosting en support
Sector
Onderzoek en hoger onderwijs
Doorlooptijd
Zes maanden, van kick-off in augustus 2022 tot lancering op 17 februari 2023
Regio
Leuven: websites in Leuven
Status
Live op micas.esat.kuleuven.be sinds februari 2023, in support
Tech stack
Nimbu, Liquid, Alpine.js, Bootstrap 5, Nimbu Cloud Code, SAML (ESAT-login), Lirias/Libis API, KU Leuven-organigram API
MICAS is de afdeling micro-elektronica en sensoren van ESAT aan de KU Leuven. Het team telt in totaal zo’n 80 mensen: professoren, doctorandi en overige medewerkers. Hun website hing af van een centrale webomgeving, de publicatielijst werd met de hand bijgehouden en een eerder vernieuwingstraject was stilgevallen. Onderzoekers konden hun eigen werk niet tonen zonder tussenkomst.
Een platform waarop elke onderzoeker inlogt met zijn KU Leuven-ESAT-account en zelf zijn profiel, onderzoekstopics en chips beheert. Doctorandi dienen in, professoren keuren goed. Publicaties komen elke nacht uit Lirias, de teamlijst wekelijks uit het organigram van de KU Leuven.
De site draait sinds februari 2023 met weinig onderhoud. Ruim 3.000 publicaties (van 1979 tot heden), 111 chips en 66 onderzoekstopics staan online zonder dat iemand bij MICAS dit moet bijhouden. De samenwerking groeide door naar jaarboeken en een supportcontract.
MICAS ontwerpt chips. Analoge en digitale schakelingen, sensoren, neurale processors, RF-circuits: het werk van een zestal professoren en ongeveer 65 onderzoekers, met een ploeg technische en administratieve medewerkers eromheen. Wie MICAS wil leren kennen, wil drie dingen zien: wie er werkt, waaraan en wat dat heeft opgeleverd.
De oude website kon dat moeilijk tonen. Ze zat onder de webomgeving van het departement. Informatie over onderzoek zat verspreid over de labo's. De publicatielijst werd met de hand aangevuld. Contacten voor seminaries stonden in een oud adressenbestand. En wie een niet-technische vraag had, vond op de site niet wie hij moest aanspreken.
Een eerder vernieuwingstraject had wireframes en een eerste ontwerp opgeleverd, maar was niet tot een werkende site geraakt. In het voorjaar van 2022 zocht MICAS een partner die dat traject kon afmaken en de site daarna aan hen kon overdragen. Professoren en doctorandi moesten hun eigen onderzoek kunnen tonen zonder dat elke wijziging via een webmaster of een centrale dienst ging. En de publicatielijst mocht nooit meer met de hand bijgewerkt moeten worden.
Inloggen met wat je al hebt
Niemand bij MICAS wilde nog een extra wachtwoord. We koppelden de site aan de ESAT-login via SAML, dezelfde login die onderzoekers voor hun mail gebruiken, inclusief de authenticator van de KU Leuven. De loginpagina is één knop.
Bij een eerste login maakt het platform automatisch een account aan en koppelt het aan het juiste teamprofiel, op basis van het e-mailadres. Is de gebruiker professor, dan krijgt deze meteen bewerkrechten op zijn onderzoeksdomeinen. Een doctorandus krijgt een eigen profiel en topics. Er is geen webmaster die accounts aanmaakt.
Dat klonk eenvoudiger dan het was. E-mailadressen in de login en in het "wie is wie" van de universiteit kwamen niet altijd overeen, met hoofdletters, met en zonder "esat" in het domein. We normaliseerden de adressen en hielden een paar uitzonderingen manueel bij.
MICAS had intern al lang over het ontwerp gediscussieerd. We namen de structuur en de look van de bestaande wireframes over en verbeterden waar het kon: grotere iconen, wisselende headerfoto's en een collage van chips boven de gallery. De inhoud primeerde, het ontwerp volgde.
Bewerken in een kladversie
Het hart van het platform is het dashboard. Een onderzoeker die inlogt, ziet zijn profiel, zijn onderzoekstopics, zijn chips en de domeinen waarvoor hij mag schrijven. Hij bewerkt nooit de live pagina. Elke bewerking gebeurt in een kladversie die hij kan bekijken in de echte lay-out voor hij ze doorstuurt.
Wie mag publiceren, hangt af van de functie. Professoren publiceren zelf. Doctorandi dienen in, waarna de professoren van dat onderzoeksdomein een mail krijgen met een link naar de wachtende tekst. Goedkeuren of terugsturen gebeurt in de browser.
Onze eerste versie legde de bewerkrechten vast op het account. In de praktijk wilden professoren dat zelf regelen, per topic. Dus draaiden we het om: elk topic, elk domein en elke chip draagt nu zelf de lijst van wie het mag bewerken.
MICAS besliste intern dat doctorandi zelf topics mogen aanmaken en professoren goedkeuren. Wij bouwden wat ze beslisten. Dit vroeg meer van Nimbu dan het toen kon: kladversies voor kanaalpagina's en SAML-login. Beide zitten sindsdien in het platform, ook voor andere sites.
Publicaties die uit Lirias komen
Elke nacht haalt het platform de publicaties van MICAS op uit Lirias, de publicatiedatabank van de KU Leuven. Bij de eerste import gingen we terug tot 1979. Sindsdien kijkt de job alleen nog naar het lopende en het vorige jaar.
De moeilijkheid zat niet in het ophalen maar in het koppelen. Een publicatie hoort pas bij een onderzoeker als het platform weet dat "Verhelst M." dezelfde persoon is als het teamprofiel. We matchen op het personeelsnummer van de KU Leuven dat Lirias meestuurt. Daardoor werken de filters, verschijnt elke paper op het profiel van de auteurs en toont elk onderzoeksdomein zijn eigen publicaties.
Ook de teamlijst komt van buiten: wekelijks uit het organigram van de universiteit, met de officiële foto uit het "wie is wie". Wie MICAS verlaat, verdwijnt uit de teamlijst, maar blijft selecteerbaar als auteur.
De API van Lirias is sindsdien twee keer van structuur veranderd. Begin 2025 bleek dat de koppeling tussen publicaties en auteurs niet meer werkte. We herstelden de matching onder support.
Chips met hun eigen paper
De chip gallery toont de chips die MICAS sinds 2010 heeft ontworpen, met foto, technologie en toepassing. Elke chip hoort bij een paper.
In plaats van een citatie te laten overtypen, zoekt de onderzoeker die een chip toevoegt rechtstreeks in Lirias vanuit het formulier, kiest de paper en alles staat meteen klaar: de chippagina toont de referentie en linkt naar de bron.
Na de lancering volgde een tweede fase: uitnodigingen voor seminaries automatisch versturen, ook voor seminaries die niet publiek op de site staan. Contacten zitten in doelgroepen, een evenement krijgt een planning, en de mail wordt automatisch samengesteld op het moment van verzending. De administratie zet zo een preview klaar, plant in en hoeft er niet meer naar om te kijken.
MICAS ging live op 17 februari 2023, net voor ISSCC, zodat de afdeling de nieuwe site tijdens de conferentie kon aankondigen. De oude adressen verwijzen sindsdien door naar de nieuwe pagina's. Een nieuw topic, een nieuwe chip of een gewijzigd profiel is nu een handeling in het dashboard van de onderzoeker zelf. De site is een werkinstrument dat de afdeling zelf voedt, geen brochure die af en toe wordt bijgewerkt.
De samenwerking bleef niet bij de website. Sinds 2023 maken we elk jaar het jaarboek MICAS Highlights, intussen vier edities, en de nieuwjaarskaart. Op het platform volgden een stagingomgeving, de koppeling van chips aan papers en het mailsysteem voor seminaries. Sinds 2025 loopt een supportcontract, met de Lirias-koppeling als eerste aandachtspunt.
In totaal beheren zo’n 80 mensen hun profiel, topics en chips zelf: professoren, doctorandi en medewerkers. Ze loggen in met hun ESAT-account. Doctorandi dienen in, professoren keuren goed vanuit een mail. Niemand wacht op een webmaster.
Ruim 3.000 publicaties sinds 1979 worden elke nacht bijgewerkt via een sync met Lirias en staan automatisch bij de juiste auteur en het juiste onderzoeksdomein. De teamlijst synchroniseert wekelijks met het organigram van de KU Leuven, foto inbegrepen. 111 chips uit 2010 tot 2026 zijn elk gekoppeld aan hun paper.
Sinds de lancering vroeg de site zelf amper aanpassingen. Het werk verschoof naar de inhoud. Seminaries kondigen zichzelf aan, ook voor niet-publieke evenementen. Intussen volgden jaarboeken, een stagingomgeving en een supportcontract.
"Intussen is de MICAS website al een tijdje live. We zijn er heel tevreden over! Dankzij een vlotte en flexibele samenwerking met jullie hebben we nu een dynamische en moderne website, waar veel andere onderzoeksgroepen jaloers op zijn."
David, MICAS, KU Leuven
Telers en onderzoekscentra verwerken veldfoto's, krijgen automatische waarschuwingen en exporteren rapporten. KU Leuven kan het systeem zelf hosten.
Patiënten vullen de vragenlijst in 30 seconden in; onderzoekers van KU Leuven en UZ Leuven krijgen longitudinale data.
Van DOS-codes en verkeerd gebruikte datavelden naar een platform dat de werking van Luisterpunt ondersteunt.
Vertel waar je organisatie naartoe wil en wat vandaag moeilijk loopt. We denken mee over een eerste haalbare stap.
Je spreekt meteen met iemand die inhoudelijk meedenkt.
