Client
De Wikke / Wonen en Werken
Diensten
Webapplicatie, E-commerce, UX Design, Cloud Architectuur, Hosting
Sector
Social Enterprise / Food / Korte Keten
Doorlooptijd
~3 maanden (concept tot go-live)
Status
In productie, actief groeiend
Tech stack
Nimbu (CMS + e-commerce), Liquid Templates, Alpine.js, Bootstrap 5, TypeScript, Webpack, MultiSafepay, Brevo
De Wikke is het biologische tuinbouwproject van Wonen en Werken, een maatwerkbedrijf in Heverlee dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt duurzaam tewerkstelt. Op hun velden in Herent en Heverlee, nabij de Abdij van Park, telen ze biologische groenten die ze in korte keten verkopen o.a. via hun hoevewinkel. Ze bieden ook abonnementen aan aan medewerkers en studenten van KU Leuven en Stad Leuven.
Die abonnementen werken op een heel specifieke manier. Leden kiezen per periode een pakketformule: klein of groot groentepakket, fruit, basispakket. Ze kiezen een afhaalpunt op hun campus of werkplek. Elke week stellen medewerkers van De Wikke de pakketten samen. Vrijwilligers op het afhaalpunt vangen de leden op en vinken af wie er was.
Voor de digitalisering draaide dat hele proces op e-mail, Excel en papieren lijsten. Betalingen werden handmatig opgevolgd. Bij het begin van elke periode zorgde dit voor veel manueel werk, en tussentijdse wijzigingen waren omslachtig.
De Wikke klopte bij ons aan met een duidelijke vraag: dit moet digitaal. Maar het mocht geen standaard webshop worden. De combinatie van periodes, pakketformules, afhaalpunten, rollen en organisaties paste in geen enkel bestaand sjabloon.
Tijdens de eerste gesprekken werd snel duidelijk dat dit geen klassiek e-commerce project was door de specifieke workflowlogica.
Een organisatie (bv. KU Leuven, Stad Leuven) heeft periodes. Elke periode heeft een start- en einddatum, een inschrijvingsdeadline, beschikbare pakketten, prijzen en afhaalpunten. Binnen die afhaalpunten zijn er vrijwilligers die de ophaling beheren. Leden kiezen hun combinatie van pakketten en afhaalpunt, betalen online of op factuur, en krijgen een persoonlijk dashboard met hun abonnement, volgende ophaalmoment en pakketstatus.
Bovenop die basisstructuur zit een laag van rollen. Een lid ziet alleen het eigen abonnement. Een vrijwilliger beheert de ophaallijst van het eigen afhaalpunt. Een medewerker van De Wikke overziet alle afhaalpunten binnen een organisatie. En een beheerder heeft toegang tot alles.
Vijftien entiteiten in het datamodel, elk met hun relaties, een standaard webshopoplossing was hier dus onvoldoende.
We bouwden het platform op Nimbu, ons eigen CMS met ingebouwde e-commerce. Dat gaf ons de controle die dit project nodig had. De content-channels van Nimbu lieten ons toe het domeinmodel volledig na te bouwen: organisaties, periodes, pakkettypes, afhaalpunten, afhaaldata, inschrijvingen. Elk met hun eigen velden en relaties, zoals het domein het vereiste.
Aan frontendzijde werkten we met templating voor de pagina's en Alpine.js voor de interactieve componenten. Pakket-selectors met running totals, checkbox-lijsten voor vrijwilligers, filters op de dashboards. Geen overkill aan frontend-framework. Precies genoeg voor wat nodig was.
De server-side logica draait op Nimbu Cloud Code. Webhooks op bestellingen, een cron job die onbetaalde abonnementen opvolgt, een cloud job die automatisch ophaaldata genereert op basis van de configuratie van een periode. Dat laatste bespaart de coördinator heel wat handmatig planwerk aan het begin van elke periode.
Het inschrijvingsformulier is het instapmoment. Maar de kern van het platform zit in wat erna komt.
Het liddashboard toont het lopende abonnement: welke pakketten, welk afhaalpunt, wanneer het volgende ophaalmoment is. Leden kunnen hun afhaalpunt wijzigen (tot een ingestelde deadline voor het volgende ophaalmoment) en hun nieuwsbriefvoorkeuren beheren. Ook kunnen ze facturen downloaden en hun bestellingen van vorige periodes herbekijken.
Het vrijwilligersdashboard is eenvoudig en praktisch gericht. Elke week opent de vrijwilliger het dashboard en ziet de ophaallijst voor die dag. Wie komt er, welke pakketten, hoeveel stuks per type. Bij het ophalen vinkt de vrijwilliger het lid aan.
Het medewerkerdashboard geeft hetzelfde overzicht maar over alle afhaalpunten van een organisatie heen. De medewerker van De Wikke kan filteren per afhaalpunt, de totalen zien, de ledenlijst doorzoeken en exporteren.
Het beheerdersdashboard overziet alle organisaties. Ledenlijsten, inschrijvingen, betalingsstatussen. De structuur laat toe om de werking uit te breiden naar nieuwe organisaties.
Niet elke organisatie werkt op dezelfde manier. Studenten of medewerkers betalen vaak online, via Bancontact of creditcard. Leden die via een organisatie of departement aansluiten verkiezen vaak een factuur.
We integreerden MultiSafepay voor de online betalingen, voor wie liever niet online betaalt: een factuuroptie met handmatige opvolging. Ook het opvangen van uitzonderlijke contante betaling is voorzien.
Een dagelijkse job controleert zeven dagen voor de start van elke periode welke inschrijvingen nog onbetaald zijn en stuurt automatisch een herinneringsmail.
Via Nimbu's Advanced Pricing systeem voorzien we de juist prijszetting voor de verschillende soorten leden.
Parallel aan de bestellingen synchroniseert het platform contactgegevens met Brevo. Per periode worden tags toegekend, zodat het communicatieteam gerichte mails kan sturen. Wekelijkse herinneringen voor het ophaalmoment, receptsuggesties, seizoensinformatie.
Het project begon in de lente van 2024. De eerste inschrijvingsperiode voor KU Leuven opende op bij de start van het academiejaar en de eerste leveringen vertrokken al enkele weken later. Gezien de context en de specifieke producten (lokaal geteelde groentenpakketten) was deze timing dus vooraf strak bepaald.
Dat gaf ons iets meer dan drie maanden van concept tot go-live, waarin we voldoende tijd voor testing wensten in te bouwen. Het designproces startte met wireframes in Figma, maar schakelde snel over naar itereren op werkende code. Door een goede voorbereiding en analyse, kon er tijdens de zomerperiode volop ontwikkeld worden. In augustus werd een testperiode voorzien en na feedback was het platform klaar voor de echte test.
Het platform draait sinds september 2024. Elke periode schrijven leden zich zelf in via het formulier, kiezen hun pakketten en afhaalpunt, betalen online of op factuur.
Vrijwilligers openen maandag hun dashboard en zien meteen wie er die dag langskomt en welke pakketten klaarstaan. Geen geprinte lijsten meer. Ophaling afvinken gaat met een klik. De coördinator overziet alles vanuit het medewerkerdashboard en kan per afhaalpunt of over de volledige organisatie rapporten trekken.
Leden beheren hun eigen abonnement. Afhaalpunt wijzigen, factuur downloaden, nieuwsbriefvoorkeuren aanpassen. Wat vroeger een mail naar de coördinator was, is nu self-service.
Het platform bedient intussen meerdere organisaties. KU Leuven was de eerste, Stad Leuven volgde. De multi-tenant architectuur is gebouwd om nieuwe organisaties op te nemen zonder maatwerk. Elke organisatie krijgt eigen periodes, afhaalpunten, pakketten en beheertoegang.
Na go-live bleef het platform evolueren. Een multi-organisatie-enrollmentflow zodat leden zich via verschillende organisaties kunnen inschrijven. Aanpassingen aan de afhaalpuntlogica op basis van hoe vrijwilligers en leden het platform in de praktijk gebruikten. Brevo-koppelingen verfijnd. Nieuwe organisaties staan klaar om aan te sluiten.
